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　　HBGS-2013-85

　　關(guān)于印發(fā)《惠州市住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局住房保障檔案管理實(shí)施辦法》的通知

　　惠市規(guī)建〔2013〕241號(hào)

各縣、區(qū)人民政府，市住房保障委員會(huì)各成員單位：
　　為加強(qiáng)住房保障檔案管理，我局根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和政策的規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際，制定了《惠州市住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局住房保障檔案管理實(shí)施辦法》，并經(jīng)市人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹落實(shí)。

　　惠州市住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局   
　　2013年12月30日        

　　惠州市住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局住房保障檔案管理實(shí)施辦法

　　第一條　為加快推進(jìn)我市住房保障檔案管理制度化，規(guī)范化和信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高住房保障檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《住房保障檔案管理辦法》和《惠州市公共租賃住房建設(shè)管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合我市實(shí)際，制定本辦法。
　　第二條　本辦法所稱住房保障檔案，是指住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
　　第三條　住房保障檔案要真實(shí)完整記錄住房保障實(shí)施情況，根據(jù)集中統(tǒng)一管理的原則，確保完整保管、科學(xué)整理、有效利用。
　　第四條　市住房保障主管部門負(fù)責(zé)惠城區(qū)住房保障檔案管理工作，并對(duì)全市住房保障檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)；各縣（區(qū)）住房保障主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的住房保障檔案管理工作。
　　第五條　市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)住房保障檔案管理工作情況，在檔案管理職能部門、設(shè)施設(shè)備、管理經(jīng)費(fèi)等方面，滿足檔案管理工作需要。
　?。ㄒ唬┦?、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位住房檔案管理工作實(shí)際，明確檔案管理職能部門，配備必要的檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審、崗位聘任等按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
　　（二）市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)配備符合設(shè)計(jì)規(guī)范的專用庫(kù)房，配置必要的辦公設(shè)備和防盜、防火、防震、防雷、防水、防潮防、防高溫、防霉、防蟲、防光和防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全；建立住房保障檔案管理信息系統(tǒng)，配備必要的硬件和軟件設(shè)施；
　?。ㄈ┙y(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費(fèi)，確保足額到位，并嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，不得擠占、挪用。
　　第六條　住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)的具體職責(zé):
　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行國(guó)家及地方檔案工作的法律、法規(guī)和政策；
　?。ǘ┴?fù)責(zé)行使本區(qū)域住房保障檔案管理工作；
　?。ㄈ┴?fù)責(zé)制訂本區(qū)域住房保障檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施；
　　（四）集中統(tǒng)一管理本區(qū)域的住房保障檔案。負(fù)責(zé)住房保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作；
　?。ㄎ澹┴?fù)責(zé)住房保障檔案的信息化工作，積極維護(hù)住房保障檔案管理信息系統(tǒng)正常運(yùn)行工作；
　　（六）市住房保障主管部門應(yīng)定期組織對(duì)市、縣（區(qū)）住房保障專（兼）職檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，逐步提高住房保障檔案管理工作水平。
　　第七條　住房保障檔案管理人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)和技能，具體職責(zé)是：
　?。ㄒ唬﹪?yán)格執(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范；
　?。ǘ?duì)住房保障檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、利用等；
　?。ㄈ┌匆髤⒓訕I(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和技能考試，提高業(yè)務(wù)能力；
　?。ㄋ模┚S護(hù)住房保障檔案信息安全，遵守檔案保密規(guī)定，提高檔案管理服務(wù)水平。
　　第八條　住房保障檔案分為住房保障對(duì)象檔案和住房保障房源檔案。
　　第九條　住房保障對(duì)象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個(gè)人的檔案材料，收集歸檔范圍為：
　?。ㄒ唬┥暾?qǐng)材料。包括住房保障申請(qǐng)審批表、申請(qǐng)人及共同申請(qǐng)人的身份證（復(fù)印件）、居民戶口簿（復(fù)印件）或居住證（復(fù)印件）、婚姻狀況證明（原件或復(fù)印件）、家庭特殊情況證明（原件或復(fù)印件）、家庭人口變化情況（原件或復(fù)印件）、在本市（區(qū)）繳納社會(huì)保險(xiǎn)情況（原件）、勞務(wù)合同簽訂情況（復(fù)印件）、家庭人口類型證明（原件或復(fù)印件）、收入證明（原件或復(fù)印件）、住房證明（原件或復(fù)印件）、誠(chéng)信申報(bào)記錄等相關(guān)材料；
　?。ǘ徍瞬牧稀０ㄉ暾?qǐng)公共租賃住房家庭收入核定證明、入戶核查表、公示內(nèi)容及反饋記錄、群眾舉報(bào)、來訪記錄等相關(guān)材料；
　?。ㄈ?shí)施保障材料。包括住房保障輪候記錄、選房確認(rèn)書、入住通知書、住房租賃合同，住房經(jīng)購(gòu)合同、住房租金補(bǔ)貼調(diào)整文書等相關(guān)材料；
　?。ㄋ模﹦?dòng)態(tài)管理材料。根據(jù)住房保障對(duì)象每3年審核一次（中等偏下和低收入家庭每1年審核一次）結(jié)果，對(duì)其檔案及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，包括住房保障對(duì)象基本情況和家庭收入、住房狀況、人口變化等審核材料，不良信用記錄和違規(guī)行為查處材料，變更和保障對(duì)象取消等動(dòng)態(tài)變更材料。
　　第十條　住房保障房源檔案指已納入保障性住房管理住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：
　?。ㄒ唬┗厩闆r材料。包括住房來源和權(quán)屬證明材料，房屋地址、所屬項(xiàng)目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號(hào)、戶型、面積等情況記錄材料；
　　（二）使用管理情況材料。包括住房承租人、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳，住房經(jīng)購(gòu)人、經(jīng)購(gòu)價(jià)格、產(chǎn)權(quán)份額，租售轉(zhuǎn)換、上市交易，住房入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料。
　　第十一條　住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為：
　?。ㄒ唬┘堎|(zhì)檔案形成的電子文檔。包括住房保障對(duì)象和住房保障房源紙質(zhì)檔案的電子化文檔；
　?。ǘ┳》勘Ｕ瞎芾硇畔⑾到y(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運(yùn)行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件等電子文檔。
　　紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步建立電子檔案，電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致。內(nèi)容不一致時(shí)，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整；對(duì)紙質(zhì)檔案材料存有疑義的，由市、縣（區(qū)）住房保障主管部門核查鑒定后進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整。
　　第十二條　住房保障檔案歸檔管理分為:
　　（一）住房保障對(duì)象檔案按照"一戶一檔"的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申請(qǐng)人獲得住房保障后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔；
　?。ǘ┳》勘Ｕ戏吭礄n案按照"一套一檔"的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況登記表格，在房屋納入保障性住房管理三個(gè)月內(nèi)完成歸檔；成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案，宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案。
　　住房保障對(duì)象動(dòng)態(tài)管理材料和房源使用管理情況的動(dòng)態(tài)變更材料應(yīng)在一個(gè)月后歸入原檔。
　　第十三條　電子檔案和住房保障文書檔案資料、會(huì)計(jì)檔案資料及其他具有保存價(jià)值的住房保障檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)檔案管理規(guī)定定期立卷歸檔，并納入住房保障檔案管理中。
　　第十四條　市、縣（區(qū)）住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)門應(yīng)主動(dòng)對(duì)歸集的住房保障檔案材料進(jìn)行查驗(yàn)，確保其符合住房保障檔案管理要求；定期對(duì)已歸檔的住房保障檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)住房保障檔案毀損或丟失的按規(guī)定采取補(bǔ)救措施。
　　對(duì)檔案政策法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按規(guī)定整理、立卷、歸檔管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
　　第十五條　住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)住房保障檔案進(jìn)行編目，編制不同種類檔案相互關(guān)聯(lián)的檢索工具，建立檔案信息檢索與管理系統(tǒng)，做好住房保障檔案的接收、保管、利用、移交等情況記錄，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。
　　第十六條　住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。
　　第十七條　紙質(zhì)的住房保障對(duì)象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長(zhǎng)期；紙質(zhì)的住房保障房源檔案保管期限為永久。住房保障電子檔案保管期限為永久。
　　第十八條　為有效利用和發(fā)揮住房保障檔案功能，及時(shí)查閱住房保障相關(guān)材料，市、縣（區(qū)）住房保障主管部門可以根據(jù)本單位實(shí)際情況確定住房保障檔案保存單位。
　　第十九條　市、縣（區(qū)）住房保障檔案管理職能部門應(yīng)當(dāng)定期開展檔案鑒定銷毀工作。由住房保障檔案管理業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員共同組成鑒定組，按照國(guó)家檔案鑒定銷毀的規(guī)定，對(duì)住房保障檔案進(jìn)行鑒定銷毀，銷毀住房保障檔案的目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。禁止擅自銷毀處理住房保障檔案。
　　第二十條　市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請(qǐng)、審核、分配、復(fù)核、退出等管理工作服務(wù)，為住房管理、使用、維護(hù)提供依據(jù)，為住房保障管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持。
　　第二十一條　市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度。規(guī)范公開和查詢行為，依法保障住房保障對(duì)象的合法權(quán)益。
　　第二十二條　住房保障檔案信息公開、利用和查詢中涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私和商業(yè)秘密的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)的保密規(guī)定。查詢、利用所獲得的檔案信息不得對(duì)外泄露或者散布，不得不正當(dāng)使用，不得損害住房保障對(duì)象的合法權(quán)益。
　　第二十三條　市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行職責(zé)，對(duì)住房保障檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違法違規(guī)行為責(zé)令限期改正。
　　第二十四條　有下列行為之一的，由市、縣（區(qū)）住房保障主管部門對(duì)責(zé)任人員，依照《中華人民共和國(guó)公務(wù)員法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)給予處分；構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
　?。ㄒ唬o正當(dāng)理由拒不移交或在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未按規(guī)定移交住房保障檔案的；
　?。ǘo正當(dāng)理由拒絕接收按規(guī)定移交住房保障檔案的；
　?。ㄈ┩扛摹卧熳》勘Ｕ蠙n案的；
　?。ㄋ模┥米蕴峁⒊?、公布、銷毀、出賣或者轉(zhuǎn)讓住房保障檔案的；
　?。ㄎ澹┳》勘Ｕ蠙n案管理工作人員玩忽職守，造成住房保障檔案損失的；
　?。┢渌`反檔案管理法律法規(guī)的行為。
　　第二十五條　任何單位和個(gè)人有權(quán)對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為進(jìn)行檢舉和控告，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)依照職責(zé)及時(shí)核查處理。
　　第二十六條　市政府將住房保障檔案管理工作納入年度住房保障管理考核中。對(duì)在住房保障檔案管理工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，按照有關(guān)規(guī)定給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
　　第二十七條　市、縣（區(qū)）可以參照本辦法建立棚戶區(qū)改造安置對(duì)象的相關(guān)檔案。
　　第二十八條　縣（區(qū)）可以根據(jù)本辦法，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定具體實(shí)施辦法。
　　第二十九條　本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，有效期5年。